Curso Secretariado – Secretariado Executivo e Secretariado de Direção
Este curso Curso Secretariado visa assegurar a aquisição de competências técnicas e pessoais para poder assessorar as chefias em organizações públicas ou privadas, contribuindo para uma boa gestão e organização.
Objetivos gerais Curso Secretariado
Dotar os participantes de conhecimentos que lhes permitam dominar as principais tarefas inerentes à função de secretariado e a sua aplicação no quotidiano : Organização Administrativa, Comunicação e o Atendimento, Gestão documental e Arquivo, Organização de Eventos e Protocolo e Inglês Empresarial.
Objetivos Específicos Curso Secretariado – Secretariado Executivo e Secretariado de Direção
- Identificar as principais funções do secretariado e a necessidade atual de uma atitude multifuncional e proativa nas empresas
- Reconhecer o papel do secretariado na imagem das empresas/instituições
- Desenvolver competências e responsabilidades na organização e gestão do trabalho administrativo
- Aplicar técnicas eficazes de organização e gestão de tempo na realização das tarefas
- Executar a gestão documental e criar e otimizar o arquivo
- Entender a importância da comunicação assertiva e dominar as técnicas de atendimento pessoal e telefónico
- Saber Organizar Eventos: reuniões, viagens, almoços,…
- Aplicar as normas protocolares no contexto empresarial
- Desenvolver linguagem e comunicação empresarial em língua inglesa
Saídas Profissionais curso secretariado – Secretariado Executivo e Secretariado de Direção:
- Secretária de Direção ou secretária executiva
- Secretária Comercial ou Administrativa
- Assistente Administrativa
- Assistente de Departamento (Comercial, Marketing, Financeiro, Recursos Humanos)
- Rececionista e Telefonista
Conteúdos programáticos curso secretariado | Módulo 1
Organização Administrativa
- Linguagem, conceção e redação documentos empresariais: cartas, e-mails, comunicados internos, atas, mapas de resultados e relatórios
- Informática no secretariado: processadores de texto, bases de dados, criação de apresentações e internet
- Tratar a informação recebida: gestão das necessidade de informação, gestão da correspondência e distribuição; divulgação interna de informação
- Como gerir o tempo: rentabilizar o dia de trabalho; definir prioridades; distinguir o urgente e o importante
- Técnicas de autogestão de tarefas: como se organizar, como organizar a sua agenda; como organizar o funcionamento de departamento na sua ausência
- Gestão de reuniões: marcações e convocatórias; planificar, conduzir e elaborar relatórios e atas de reuniões
Conteúdos programáticos curso secretariado | Módulo 2
Técnicas de Atendimento Presencial e Telefónico
- Importância do atendimento telefónico na imagem da empresa
- Comunicação eficaz e eficácia da função atendimento
- As fases e técnicas do atendimento telefónico
- Atendimento personalizado; o contacto e relação com o cliente
- A importância da linguagem não verbal
- Tipos de público/clientes
- Triagem de chamadas telefónicas
- Gerir relações e conflitos
- Tratamento das reclamações
Conteúdos programáticos curso secretariado | Módulo 3
Gestão documental e arquivo:
- Circuito da documentação
- Gestão da documentação legal da empresa
- Organização e manutenção da documentação institucional
- Estrutura e Funcionamento do Arquivo
- Tipos de Arquivo
- Sistemas de Classificação e Codificação
- O Arquivo Eletrónico
- Correspondência: o seu circuito e o arquivo
Conteúdos programáticos curso secretariado | Módulo 4
Organização de Eventos e Protocolo
- Os diferentes tipos de eventos: receções, reuniões de trabalho, seminários, exposições, inaugurações, conferências, congressos,…
- Planeamento e organização dos eventos: procedimentos a instituir
- Organização de refeições
- Organização de viagens
- Normas protocolares no contexto empresarial: apresentações, cumprimentos; receção e acolhimento de clientes
- Regras de cortesia e saber-estar
- Protocolo na comunicação à distância: telefone e correspondência
Conteúdos programáticos curso secretariado | Módulo 5
Secretariado: Marketing Profissional e Pessoal
Marketing no setor empresarial:
- Conceito de marketing
- Marketing 3.0
- Estratégias de Marketing
- O papel do secretariado no marketing da empresa
Marketing pessoal:
- O que as empresas procuram;
- Funções, tarefas, instrumentos de trabalho e competências exigidas: como se diferenciar
- Comportamento e Etiqueta Profissional
- Cuidados com a imagem e evidenciar qualidades pessoais
Conteúdos programáticos curso secretariado | Módulo 6
Inglês Empresarial
- Comunicação escrita: cartas, emails
- Comunicação oral: telefónica ou presencial
- Convocar reuniões, receber clientes e executar o seu acompanhamento
- Expressões úteis, linguagem formal e não formal
