Curso Assistente Administrativo Porto

Curso Assistente Administrativo Porto – Porque me inscrever?

Uma assistente administrativa exerce funções essenciais em qualquer tipo de atividade empresarial, tanto no mundo dos negócios como na indústria ou nas profissões liberais. Este Curso Assistente Administrativo Porto permite-lhe exercer estas funções de forma profissional nos diversos ramos de atividade. Conheça aqui as funções que poderá exercer!

Assistente Administrativo (a) e Secretariado

Este profissional contribui para o funcionamento eficaz de uma empresa através do seu trabalho discreto, organizado e metódico.

Na terminologia tradicional, chama-se assistente administrativo(a) ou secretário (a) à pessoa que minuta a correspondência, elabora as atas das reuniões, resolve os assuntos da direção e orienta um escritório sendo muitas vezes o braço direito dos diretores empresariais.

O trabalho administrativo que cada secretário tem de realizar pode ser muito diferente de um para outro, dependendo da área de atividade da empresa em que esteja enquadrada, uma vez que cada setor tem as suas próprias características.

Funções da secretariado

-Representar pessoalmente o seu diretor e a empresa

A secretária/administrativa é a primeira imagem que se apresenta da empresa e do seu superior. A impressão que recebem num primeiro contacto dependerá, muitas vezes, da eficácia com que a secretária se exprime.

-Organização do trabalho do chefe

Uma secretária/assistente eficiente é a que facilita o trabalho do diretor e que afasta de todo o tipo de obrigações que não sejam as obrigações próprias do seu cargo, para que possa dedicar todo o seu esforço ao mesmo.

A secretária deverá ser a verdadeira memória do seu superior, tanto nos compromissos internos como dos externos: lembrar-lhe-á pontualmente a hora exata das entrevistas, preparar-lhe-á as chamadas para as pessoas consideradas necessárias e no momento oportuno, etc.

-Funções administrativas

A redação e a gestão de correspondência
Os trabalhos de tomadas de notas e datilografia
Elaboração das atas de reuniões
Arquivo dos documentos do escritório
Organização com rapidez e exatidão da classificação, do registo e dos arquivos.
Preparação e organização de assembleias, reuniões, seminários e convenções.
Planeamento de viagens, o que implica planificar os transportes, as reservas em viagens, hotéis, ocupar-se dos vistos, etc.
Gestão das chamadas telefónicas de entrada e saída

-Tarefa de ligação

Como canal de comunicação interna, a secretária faz a ligação entre o seu superior e qualquer outra pessoa da empresa.

Ao mesmo tempo, desempenha um papel importante no âmbito das comunicações com o exterior (clientes, fornecedores, instituições privadas e oficiais, etc).